Werkgevers opgelet: alles wat je moet weten over het vervallen van vakantiedagen per 1 juli 2023

Als werkgever is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de regels rondom vakantiedagen. Elk jaar is dit wederom een onderwerp wat aan bod komt en waar onduidelijkheden over zijn. Per 1 juli 2023 vervallen in principe de wettelijke vakantiedagen die werknemers in 2022 hebben opgebouwd. De werkgever is natuurlijk verplicht om werknemer op die vervaltermijn te wijzen en ze de kans te geven om de vakantiedagen op te nemen. In dit artikel zetten we alles op een rijtje wat werkgever moeten weten over het vervallen van vakantiedagen en wat werkgever kunnen doen om hun werknemer te helpen bij het opnemen van vakantiedagen.

Wettelijke vakantiedagen

In de wet is geregeld dat een werknemer die recht heeft op loon, jaarlijks recht heeft op minimaal viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. De hoofdregel is dat een werknemer vakantiedagen opbouwt over de periode dat hij of zij loon ontvangt. Is er bijvoorbeeld geregeld dat een werknemer loon ontvangt tijdens langdurend zorgverlof, dan bouwt de werknemer dus ook vakantiedagen op. Een werknemer met een vijfdaagse werkweek heeft op grond van de wet dus aanspraak op twintig vakantiedagen per jaar (viermaal vijf dagen). Werkt een werknemer parttime drie dagen per week, dan heeft hij recht op twaalf vakantiedagen per jaar (viermaal drie dagen). Dit wordt ook wel de wettelijk minimumaantal vakantiedagen genoemd of kort gezegd: de wettelijke vakantiedagen.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Wanneer een werknemer meer vakantiedagen heeft dan het wettelijk minimum (vier maal de arbeidsomvang per week), worden deze extra dagen beschouwd als ‘bovenwettelijke vakantiedagen’. Zowel de wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen worden tegelijkertijd opgebouwd. Een voorbeeld hiervan is dat als een fulltime werknemer recht heeft op 30 vakantiedagen per jaar, deze werknemer aan het einde van het jaar 20 wettelijke vakantiedagen en 10 bovenwettelijke vakantiedagen heeft opgebouwd. Halverwege het jaar heeft de werknemer dan logischerwijs 15 vakantiedagen opgebouwd, waarvan 10 dagen wettelijk en 5 bovenwettelijk zijn.

In arbeidsvoorwaarden, cao’s en/of individuele arbeidsovereenkomsten worden vaak extra vakantiedagen opgenomen. Het aantal vakantiedagen wordt dan uitgebreid.

Het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is belangrijk, omdat bovenwettelijke vakantiedagen bijvoorbeeld wel mogen worden afgekocht of ingehouden als wachtdag bij ziekte, terwijl dit voor wettelijke vakantiedagen niet is toegestaan. Daarnaast is het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen van belang, omdat wettelijke vakantiedagen na een halfjaar vervallen en bovenwettelijke vakantiedagen na vijf jaar verjaren.

Verjarings- en vervaltermijn vakantiedagen

De hoofdregel is dat wettelijke vakantiedagen een vervaltermijn hebben van een halfjaar en vervallen dus op 1 juli in het jaar na het jaar waarin zij zijn opgebouwd. Er zijn twee uitzonderingen op deze hoofdregel:

1. Werknemers die redelijkerwijs niet in staat zijn geweest om vakantie op te nemen, hebben geen maximale termijn om vakantiedagen op te nemen.
2. Werkgever en werknemers kunnen de vervaltermijn in onderling overleg verlengen.

Als een werknemer ziek is, wordt de verjaringstermijn in principe niet onderbroken of geschorst. Het kan juist belangrijk zijn dat een zieke werknemer wordt gestimuleerd om vakantiedagen op te nemen. Indien een werknemer 100% arbeidsongeschikt is, dan is bovengenoemde uitzondering 1 van toepassing.

De werknemer kan de verjaring ook stuiten door bijvoorbeeld een schriftelijke aanmaning of mededeling aan de werkgever te doen waarin de werknemer zich het recht op vakantie voorbehoudt.

Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren na vijf jaar waarin ze zijn opgebouwd, tenzij daarover andere afspraken over zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of in de cao. Daarnaast kunnen bovenwettelijke vakantiedagen eventueel ook uitbetaald worden gedurende het dienstverband. Dit geldt niet voor de opgebouwde wettelijke vakantiedagen.

Werknemers informeren

Het is van belang om de werknemer op tijd te informeren over bovenstaande regels over de opbouw en verjaring van vakantiedagen. Informeer de werkgever namelijk niet op tijd of onduidelijk over vervaltermijn, dan behoudt de werknemer zijn recht op de nog niet opgenomen wettelijke vakantiedagen na afloop van de vervaltermijn. Deze wettelijke vakantiedagen verjaren in dat geval pas vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Dit is onder andere vastgesteld in de rechtspraak van het Europese Hof van Justitie.

Daarbij is het natuurlijk zaak om de werknemers schriftelijk (eventueel per mail) te informeren hierover en eventueel ook te herinneren. De werkgever kan werknemers niet verplichten om vakantiedagen op te nemen. Wel kan de werkgever de werknemers dringend verzoeken vakantiedagen op te nemen, bijvoorbeeld op grond van het beginsel van goed werkgeverschap en goed werknemerschap. Dit beginsel kan als een soort van kapstok gezien worden, waarbij er vanuit andere regelgeving geen (wettelijke) grondslag aanwezig is. Daarbij wordt een beroep gedaan op de redelijkheid en billijkheid van zowel de werkgever als werknemer. Deze norm leidt in de praktijk zelden tot discussie. Bij het gebruik van dit beginsel is een goede communicatie vereist.

Conclusie

De opbouw en verval van vakantiedagen is een onderwerp wat elk jaar rond het naderen van 1 juli terugkomt. Het is een lastig onderwerp, waarbij alles valt of staat met goede communicatie en medewerking van de individuele werknemer. Ga daarom het goede gesprek met de werknemer aan en informeer tijdig over de wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen.