Wel of niet overgaan tot het geven van een thuiswerkvergoeding?

Het zal u niet verbazen dat deze vraag al enige tijd in de #hottopics staat bij vele ondernemers. Van de ene kant bent u als ondernemer wellicht minder geld kwijt voor het vergoeden van de kosten woon-werkverkeer, maar mag u van de andere kant dit één op één omzetten in een (netto)thuiswerkvergoeding. Het antwoord is eenvoudig. Dit mag niet. Onder de werkkostenregeling kunt u tot 19 cent per gemaakte kilometer (zakelijk of woon-werkverkeer) onbelast vergoeding. Dit komt niet ten laste van uw vrije ruimte. De vergoeding voor het thuiswerken komt daarentegen wel volledig in de vrije ruimte.

Gaat u dus over tot het vergoeden van thuiswerken, dan is het goed om hiervoor een thuiswerkreglement op te tuigen en is het noodzakelijk om goed inzicht te hebben in de zogenaamde Vrije Ruimte binnen de werkkostenregeling.

Maar hoe zit dat ook alweer? De werkkostenregeling (WKR) is alweer vijf jaar verplicht, maar in de praktijk zien wij dat dit voor vele ondernemers een lastig onderwerp blijft.

Wie is (eind)verantwoordelijk, in welke “laatje” moet dit bonnetje. Wat heeft personeelszaken hierover nu ook alweer afgesproken met de medewerker. Wanneer moet ik ook alweer extra aangifte doen voor het deel wat boven de Vrije Ruimte komt. Enzovoort.

Dit zijn maar een paar vragen welke de afgelopen vijf jaar steeds terugkomen. Daarom gaan we nog even terug naar de theorie. Wat houdt de WKR in?

Alles wat je als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt is loon. Maar gelukkig is er besloten dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor de werknemer worden belast. Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers*. Dit is de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Hier betaal je dus geen loonbelasting over. Over alles wat daarboven wordt vergoed, moet een eindheffing van 80 procent worden betaald. Maar gaan alle vergoedingen en verstrekkingen ten koste van de vrije ruimte? Nee, er zijn nog andere mogelijkheden. Als u als werkgever iets aan de medewerker vergoedt, zijn er vijf mogelijkheden (c.q. Laatjes). De vergoeding wordt gezien als:

1. Intermediaire kosten;
2. Een gerichte vrijstelling;
3. Nihil waardering;
4. Kosten binnen de vrije ruimte (binnen 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom*);
5. Kosten buiten de vrije ruimte (buiten 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom*).

* https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2020/04/24/nieuwe-belastingmaatregelen-vanwege-de-coronacrisis (De vrije ruimte die werkgevers hebben om deze onbelaste vergoedingen te geven wordt eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever. Werkgevers die daar ruimte voor hebben kunnen hun werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld door het verstrekken van een bloemetje of een cadeaubon. Dit kan ook een boost geven aan sectoren die sterk getroffen zijn door de crisis).

Zoals hierboven ook al aangegeven is het van belang om een goed thuiswerkreglement op te tuigen. Enkele adviezen hierbij zijn:

• Kijk (strategisch) naar bedrijfsprocessen en bepaal daarna pas welke percentage thuiswerken passend is voor uw organisatie;
• Maak voor nu tijdelijke afspraken, waarbij u het voorbehoud als werkgever neemt om nieuwe afspraken te maken voor het post-corona tijdperk;
• Geef aan dat het thuiswerken nu wordt gefaciliteerd, maar dat dit (nog) niet gezien kan worden als vast recht op thuiswerken;
• Maak duidelijke (werk)afspraken over communicatie en bewaken processen;
• Zorg dat eenieder over voldoende kennis beschikt van de nieuwe applicaties welke door thuiswerken (versneld) worden ingevoerd. Denk hierbij aan e-learning.
• Hou als leidinggevende oog voor het sociale aspect welke gewoonweg onder “druk” komt te staan bij veel thuiswerken;
• De RIVM-richtlijnen blijven prevaleren.

Wenst u ondersteuning bij de invoering van een thuiswerkreglement en wilt u antwoord op de vraag, welke bedrag per dag is marktconform? Dan horen we dat graag.

Extra tip: de feestdagen komen er weer aan. Wordt het een kerstpakket, hoe duur wordt de chocoladeletter. Hoe gaat de (virtuele) kerstborrel er uit zien. De antwoorden hierop hebben direct invloed op de Werkkostenregeling. Wijs op voorhand goed aan en geef de uitkomst tijdig door aan uw salarisadviseur.