Reiskostenvergoedingen moeten per 1 januari 2021 opnieuw in kaart worden gebracht.

In de column van 29 december jl. van mijn collega Anke Bakker op LinkedIn is al benoemd dat de vaste reiskostenvergoeding in 2021 komt te vervallen. De tijdelijke uitzondering zou eigenlijk op 1 januari 2021 stoppen, maar loopt nu in ieder geval nog tot 1 februari 2021.

Tot deze datum mag de werkgever thuiswerkdagen nog als reisdagen aanmerken. Dit betekent dat alle vaste reiskostenvergoedingen die op basis van het reispatroon voor 13 maart 2020 zijn vastgesteld komen te vervallen en opnieuw in kaart moeten worden gebracht.

Het doorlopen tot 1 februari 2021 mag, maar is geen verplichting. Maar hoe moet nu worden omgegaan met deze situatie.

Ons advies is om de reiskostenvergoeding per 1 januari (of per 1 februari) in de huidige omvang te stoppen en tot een nader vast te stellen tijdstip dit te gaan vergoeden op basis van declaratie.

Wij realiseren ons dat dit (tijdelijk) een administratieve lastenverzwaring met zich meebrengt, maar de toekomst is nog onzeker en dit vraagstuk dient, ons inziens, breder worden aangevlogen.

Op korte termijn moet er bekeken worden hoe uw (primair)bedrijfsproces doorloopt waarbij zoveel mogelijk mensen nog thuiswerken (e.e.a. conform de RIVM-richtlijnen).

Op middellange termijn moet er bekeken worden wat het “nieuwe normaal” gaat worden in de mix thuiswerken en op kantoor werken.

Op de lange termijn moet er bekeken worden hoe u uw nieuwe werkomgeving voor vast gaat inrichten (het nieuwe normaal). Blijft het een reguliere werk- c.q. kantooromgeving, of wordt het straks tot een samenkomstlocatie voor gericht overleg / besprekingen.

Pas als de lange termijn inzichtelijk is kan er een nieuw vast regiem worden doorgevoerd. Mocht u meegaan in het (tijdelijk) declareren van reiskostenvergoeding dan is dit mogelijk via declaratie in Salaris Online.

Voor vragen over de beste aanvliegroute kunt u contact opnemen met uw vaste salarisadviseur.

Francois van Langevelde RPP

Directeur BrouwersHRM