Checklist uitbetalen vakantietoeslag

Het is bijna weer zover. De vakantietoeslag dient uitbetaald te worden! Maar waar dient u als werkgever allemaal rekening mee te houden?

1. Controleer de hoogte van de vakantietoeslag

Volgens de Wet minimumloon en minimumvakantietoeslag (WML) bedraagt de vakantietoeslag (de wet spreekt over vakantiebijslag) minimaal 8% van het bruto jaarloon. Van de WML kan in Cao’s of personeelshandboeken alleen worden afgeweken ten gunste van de werknemer (dwingend recht). Meestal is de vakantiebijslag 8%. Als het percentage hoger is dan 8% moet dit goed zijn vastgelegd, zodat ook de medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Wanneer medewerkers meer dan drie keer het minimumloon verdienen, mag je met deze werknemers afspreken dat je alleen vakantietoeslag uitkeert over het bedrag tot drie keer het minimumloon.

2. Vergeet het recht op vakantietoeslag over overwerkloon niet

Het is verplicht om over het overwerkloon vakantietoeslag te berekenen. Vakantietoeslag dient te worden berekend over de complete waarde van de overuren, dus inclusief eventueel overwerktoeslag.

3. Vergeet de opbouw vakantietoeslag niet over de uitbetaling vakantiedagen

Het is belangrijk om te beoordelen of de component waarmee je de vakantiedagen uitbetaald ook onderdeel is van de grondslag vakantietoeslag. Laat u een medewerker tussentijds vakantiedagen uitbetalen? Dan is het belangrijk dat er over deze uitbetaling opbouw van vakantietoeslag plaatsvindt.

4. Waarover hoeft geen vakantietoeslag te worden betaald?

Wettelijk hoeft dat alleen over een bedrag ter grootte van driemaal het minimumloon, maar vaak is in de arbeidsovereenkomst opgenomen dat over het gehele loon vakantiebijslag moet worden betaald. Indien niet bij cao is afgeweken, moet dus veelal vakantiebijslag over “het loon” worden betaald.

De wetgever heeft uitzonderingen willen maken op het loonbegrip. De wetgever meende namelijk dat een looncomponent moest worden uitgezonderd als aan één van de volgende uitzonderingsgronden was voldaan:

1. het loon is niet uit hoofde van de dienstbetrekking;
2. het loon heeft een onregelmatig karakter: daarbij gaat het niet om de hoogte van het loon, maar om de aanspraak an sich;
3. het loon komt niet op korte termijn tot uitkering (bijvoorbeeld pas na een jaar).

Op basis van deze uitgangspunten heeft de wetgever limitatief loonbestanddelen uitgezonderd in artikel 6 WML. Daarover hoeft dus geen vakantietoeslag te worden betaald. Het gaat hier onder andere om: vakantiebijslag, winstuitkering, uitkering bij bijzondere gelegenheden (jubileumuitkering, uitkering i.v.m. incidenteel werken in het weekend), pensioenuitkering, onkostenvergoeding voor noodzakelijke kosten en eindejaarsuitkering (dertiende maand).

5. Je mag het uitbetalen van vakantietoeslag niet zomaar uitstellen

In de basis is het niet toegestaan om het uitbetalen van vakantietoeslag uit te stellen. Wanneer werkgevers financiële problemen hebben en de vakantietoeslag niet in één keer kunnen uitbetalen, stellen zij dit vaak uit. Dit kan niet zomaar. Er dient met de desbetreffende medewerkers overlegd te worden of zij akkoord gaan met het uitstellen van het uitbetalingsmoment. Bovendien zijn er mogelijkheden voor het betalen van vakantietoeslag in termijnen.

Wel is het verplicht de vakantietoeslag een keer per jaar uit te betalen. Afstel is dus niet mogelijk. Bent u te laat met het uitkeren van de vakantietoeslag? Dan loopt u het risico een verhoging te betalen voor iedere dag dat u te laat hebt betaald.

6. Kies de juiste loonheffingstabel toe bij het uitbetalen van de vakantietoeslag

In principe wordt er bij het bereken van de vakantietoeslag gebruik gemaakt van de tabel bijzondere beloningen, maar als u ervoor kiest om de vakantietoeslag bijvoorbeeld per maand uit te betalen, dan is deze tabel niet van toepassing. Er moet in die situatie gebruikt gemaakt worden van de normale tijdvaktabel.

7. Controleer het jaarloon bijzonder tarief goed

Bij het gebruik van de tabel bijzondere beloningen is het bedrag aan in te houden loonheffingen afhankelijk van het jaarloon bijzonder tarief. Het kan zo zijn dat er te weinig loonheffingen over de vakantietoeslag zijn ingehouden, wat kan resulteren in vervelende gevolgen bij het invullen van de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.

8. Ook zieke werknemers hebben recht op uitbetaling van de vakantietoeslag

Heeft u zieke werknemers in dienst? Dan hebben ook zij recht op uitbetaling van vakantietoeslag. Het salaris wordt namelijk doorbetaald en daarmee gaat de opbouw van vakantietoeslag gewoon door. De hoogte van de vakantietoeslag wordt berekend op basis van het salaris dat de werknemer ook daadwerkelijk ontvangt. Is dit bijvoorbeeld 70%, wordt over dit bedrag de toeslag berekend.

De specialisten van BrouwersHRM helpen u graag bij vragen omtrent vakantietoeslag.