Afsluiting 2021 en opstart salarisadministratie 2022

Zo is het alweer bijna het einde van 2021 en blikken we vanuit BrouwersHRM vooruit naar 2022. 2021 begon als een spannend jaar, maar er was wel positiviteit naar voren. Onze overheid had aangekondigd dat heel Nederland een start kon maken met vaccineren en dat er een grote stap gemaakt kon worden naar het nieuwe normaal. Het loopt momenteel echter net even iets anders. De ene maatregel stopt en met de andere maatregel worden wij weer geconfronteerd. Ondanks deze situatie is het zaak dat uw salarisadministratie 2021 goed wordt afgesloten en dat we 2022 samen goed kunnen opzetten.

In de afgelopen tijd hebben wij u, naast het verzorgen van de salarisadministratie, ook mogen bijstaan en informeren over de vele steunmaatregelgen. Van NOW tot en met de TVL. En van het laten vervallen van de 30% norm binnen de werkloosheidwet tot en met de (tijdelijke) verhoging van de vrije ruimte binnen de WKR.

Wij vinden het belangrijk om alles zo vroeg mogelijk te regelen. Zo kunnen wij, indien nodig, in de laatste loonaangifte van het jaar nog correcties doorvoeren. Ook is het zaak dat wij samen kunnen bekijken of er nog vrije ruimte is binnen de WKR, of dat wij de overschrijding moeten gaan verwerken in de aangifte loonheffingen begin 2022. Want het kan zo maar zijn dat de kerstborrel wegens de gegeven omstandigheden in een volledige andere vorm gegoten moet worden. Wat heeft dit dan voor consequenties voor o.a. de vrije ruimte?

Om de afsluiting van 2021 en de opstart van 2022 goed te laten verlopen hebben wij onderstaand stappenplan opgesteld. Dit stappenplan pakken wij graag samen met u op.

Afsluiting 2021

• Verwerkingstijd Houd rekening met mogelijke vertragingen. Rond de feestdagen heeft iedereen meer tijd nodig om mutaties te verwerken. Niet alleen wij, maar ook de bank kan langer doen over mutaties en betalingen. Wij vragen daarom dan ook om alle benodigde informatie en uiterlijk 15 december 2021aan te leveren.

Zo vallen dit jaar de feestdagen in december allemaal in het weekend. Heeft dit nog gevolgen voor de roosters?

• Declaraties Zorg voor het tijdig (laten) indienen alle declaraties hebben ingediend. Gebeurt dit digitaal, keur deze dan ook goed; zonder goedkeuring kunnen wij ze niet verwerken.

• Overwerkuren Kijk na of alle overwerkuren zijn verrekend. Dan wel doorgegeven t.b.v. de verwerking.

• Werknemers aan/afmelden Zijn alle nieuwe werknemers aangemeld bij ons (inclusief de daarbij behorende bijlagen)? Zijn alle uit dienst getreden werknemers bij ons afgemeld? Staat er niemand meer op de loonlijst die niet meer werkt? Zijn alle verlopen contracten aan ons doorgegeven?

        a. Jaarurennorm of overschrijding 30% norm (deze komt in 2022 weer terug)

Heeft u werknemers op jaarurennorm, dan is het zaak dit nog even goed af te stemmen in onderling overleg met uw werknemers. Ook is het nodig om vanuit personeelsplanning te bekijken of het werken met contracten, met wisselende uren, aanpassingen vergen. Dit kan zijn de wettelijke aanpassing welke voortkomt uit de verplichting om na 12 maanden van wisselende uren een “vaste” omvang aan te bieden. Of bij het gebruik maken van de 30%-norm of dit nog wel passend is voor 2022. Onze HRM-consultants kunnen de voors en de
tegens met u bespreken.

• S&O-afdrachtvermindering Geef de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk aan ons door, zodat wij de maximale afdracht kunnen berekenen.

• Vrije ruimte Controleer of er nog verstrekkingen/vergoedingen zijn gegeven. Denk hierbij aan personeelsfeesten, borrels buiten de werkplek, kerstpakketten et cetera. Grote kans dat wij de vrije ruimte moeten gaan invullen. We ontvangen de correcte bedragen inclusief btw, zodat wij een eventuele overschrijding van de vrije ruimte op tijd kunnen aangeven aan de belastingdienst.

      a. Let op: de vrije ruimte van 2021 kan alleen worden gebruikt voor betalingen/verstrekkingen in 2021. Alles wat in 2022 plaatsvindt, valt in de vrije ruimte van 2022. Houd rekening met het genietingsmoment (moment         van betaling) dat wordt gebruikt voor de bepaling in welk jaar de betaling/verstrekking valt. Andersom geldt: zodra het jaar 2022 is begonnen, kun je geen gebruik meer maken van de vrije ruimte uit 2021. En wellicht             overbodig, maar alles binnen de WKR moet op voorhand zijn aangewezen.

      b. De vrije ruimte wordt bijgehouden onze dienstrapportages. Heeft u deze nog niet in uw online omgevingen, geef dit dan door aan de eigen salarisadviseur.

• Bonussen
  Geef eventueel uitgekeerde bonussen (zoals prestatieloon of eindejaarsuitkering) aan ons door, zodat wij deze kunnen verwerken op de loonstroken. De betalingen in de boekhouding moeten aansluiten met de salarisadministratie.

• (Bedrijfs)auto’s
  Denk aan een wisseling van bedrijfsauto’s. Helaas merken wij regelmatig dat we informatie over een autowissel niet tijdig ontvangen. Controleer op de loonstrook of wij het juiste kenteken hebben van de betreffende werknemer en geef eventuele wijzigingen aan ons door.

• Verlof De verlofkaarten worden alleen bijgewerkt als alle aanvragen zijn goed- of afgekeurd. Zorg ervoor dat dit zo snel mogelijk is geregeld, zodat wij de jaarwissel sneller kunnen draaien.

Het verlofsaldo dat tijdens het draaien van de jaarwissel staat geregistreerd, nemen wij mee naar 2022. Zodra wij het systeem hebben omgezet naar 2022, worden eventuele wijzigingen in 2021 niet meer automatisch      aangepast. Houd hier rekening mee.

Voorbereiding 2022

1. Premie Werkhervattingskas Binnenkort start de belastingdienst met het versturen van de brief Premie Werkhervattingskas 2022. U bent verplicht ons hiervan een kopie te sturen. Dit jaar is dit extra belangrijk, omdat er per 1 januari 2022 een nieuwe verdeling komt in het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof). Ook zijn de grensbedragen tussen klein en middelgroot aanzienlijk gewijzigd. Los van deze wijziging zien wij helaas regelmatig fouten in de door de belastingdienst afgegeven beschikkingen
2. Pensioenpremie
   U krijgt een brief/mededeling pensioenfonds met de nieuwe premies voor 2022. Ook van deze brief ontvangen wij graag een kopie.
3. Jaarwerk voor pensioenfonds
   U krijgt een verzoek van de pensioenfondsen om het jaarwerk aan te leveren. Verzorgt u zelf de pensioenen? Dan hoeven wij dit niet te weten. Anders zijn wij uiteraard graag op de hoogte van de inhoud van deze brief.
4. Loonaangiftedata
   Afgelopen week hebben de meeste ondernemers deze brief al van de belastingdienst ontvangen, Graag ontvangen wij hiervan een kopie.
5. Werknemerspremies
   Er zullen verschillende mededelingen vanuit de overheid komen over de werknemerspremies voor 2022. Wij kunnen pas begin januari loonberekeningen maken voor 2022.

Uiterlijk 15 december

Om het jaar correct, volledig en op tijd af te kunnen sluiten, vragen wij je alle benodigde informatie uiterlijk 15 december 2021 aan te leveren. Op deze manier hebben wij alles gegarandeerd voor de kerstdagen verwerkt en kan iedereen met een gerust hart feest gaan vieren. Voor alles wat na 15 december binnenkomt, kunnen wij deze verwerkingstijd niet garanderen.

Maakt u gebruik van de uitgebreide mogelijkheden van ons online salarissysteem, dan kunt u de gevraagde documenten eenvoudig zelf toevoegen en structureren. Gebruikt u deze mogelijkheden nog niet, stuur de documenten dan naar u eigen salarisadviseur. Deze kan u ook verder helpen met het nog efficiënter gebruiken van onze online omgeving.

Heeft u nog vragen of komt u ergens niet uit? Van salaris tot en met CAO, van arbeidscontract tot en met HR dossier en van preventie tot en met verzuim. Neem dan gerust contact met ons op.

Namens het hele team van BrouwerHRM alvast een fijne decembermaand gewenst