Aandeelshoudersvergadering tijdens Covid-19 periode

COVID-19 (het Coronavirus) stelt ondernemingen voor uitdagingen, zo ook ten aanzien van de aandeelhoudersvergadering. Een aantal besluiten binnen de vennootschap is voorbehouden aan de algemene vergadering (hierna: ‘AV’). Denk hierbij onder meer aan het vaststellen van de jaarrekening, benoeming en ontslag van bestuurders en goedkeuringsbesluiten. Bijeenkomsten in persoon zijn echter veelal onwenselijk of onmogelijk geworden, terwijl het voor de vennootschap wel nodig is om besluiten te nemen. Aan gebreken in de besluitvorming kunnen vergaande gevolgen zitten. Wanneer (de totstandkoming van een) besluit in strijd met de wet of statuten plaatsvindt is het besluit nietig of vernietigbaar, waardoor de situatie ontstaat alsof het besluit nooit heeft plaatsgevonden.

Plaats van de vergadering, hoofdregel en uitzondering

Een AV kan onder twee voorwaarden op een andere plaats worden gehouden dan waar de vennootschap volgens haar statuten haar zetel heeft. De eerste voorwaarde is dat alle vergadergerechtigden met de andere vergaderlocatie hebben ingestemd. Ten tweede moeten de bestuurders en – als de vennootschap deze heeft ingesteld – de raad van commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om hun raadgevende stem uit te brengen.

Kan de aandeelhoudersvergadering ook digitaal plaatsvinden?

Alleen in het geval in de statuten expliciet is opgenomen dat aandeelhouders bevoegd zijn om door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de AV deel te nemen en hun stem uit te brengen, is een zogenaamde ‘hybride’ AV mogelijk.

Een vereiste voor een hybride AV is dat de aandeelhouder via het elektronische communicatiemiddel moet kunnen worden geïdentificeerd en het middel moet de mogelijkheid bieden om rechtstreeks de vergadering te volgen en het stemrecht uit te oefenen. Daarnaast is een belangrijk vereiste voor een hybride AV dat de voorzitter, en in beginsel ook de (overige) bestuurders en commissarissen, aanwezig zijn op de fysieke vergaderlocatie.

Als een statutaire grondslag voor een ‘digitale’ aandeelhoudersvergadering ontbreekt, kan besluitvorming buiten vergadering wellicht een optie zijn.

Besluitvorming buiten vergadering

Besluitvorming buiten vergadering moet onder de huidige wetgeving aan een aantal voorwaarden voldoen.

• Het eerste vereiste is dat allevergadergerechtigden in dienen te stemmen met de wijze van besluitvorming. Deze instemming is in beginsel niet gebonden aan vormvereisten en kan ook impliciet of stilzwijgend worden aangenomen.
• De tweede voorwaarde voor geldige besluitvorming buiten vergadering is dat de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Om te voldoen aan de schriftelijkheidsvereiste volstaat het schriftelijk of elektronisch vastleggen van het besluit onder vermelding van de wijze waarop elke aandeelhouder heeft gestemd.
• Ten slotte moeten ook de bestuurders en commissarissen bij de besluitvorming buiten vergadering voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid worden gesteld om advies uit te brengen in de vorm van een raadgevende stem.

Om te komen tot geldige besluiten, is het bij beide alternatieven voor de ‘gewone’ algemene vergadering van belang om de aanvullende wettelijke en eventueel statutaire vereisten in acht te nemen. Daarbij is onder meer relevant, van welke datum de statuten zijn. In 2012 is de wet ingrijpend gewijzigd. Dit heeft tot gevolg dat de exacte vereisten per situatie kunnen verschillen, ook wat betreft de stemvereisten (gewone meerderheid, unanimiteit, etc.).

Wanneer u wilt weten welke vereisten op de besluitvorming van uw vennootschap van toepassing zijn, neemt u dan gerust contact met ons op.